È ancora necessario parlare di PEC?
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento ormai conosciuto nel mondo delle aziende e delle professioni regolamentate, quindi viene spontaneo domandarsi se è ancora il caso di parlarne.
La risposta è sì: la PEC, infatti, rimane un asset fondamentale per garantire la sicurezza, la tracciabilità e il valore legale delle comunicazioni digitali in Italia.
Per questo abbiamo deciso di fare un articolo di approfondimento, che speriamo ti aiuterà a capire come funziona davvero il sistema di posta certificata italiana, esplorandone pregi e difetti e come venga incontro alle crescenti esigenze di sicurezza e tracciabilità nelle comunicazioni
Cos’è la PEC
La PEC è un sistema di posta elettronica che, rispetto alla tradizionale email, ha valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Permette l’invio e la ricezione di documenti in modo ufficiale, con la garanzia della consegna, ed è anche per questo che le comunicazioni inviate tramite PEC sono legalmente riconosciute.
Questo strumento è regolato dalla normativa italiana e vigilato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che si occupa anche di validare i gestori di queste caselle, che quindi possono essere acquistate e ospitate solo da Provider certificati.
Storia della posta elettronica certificata
La PEC nasce nei primi anni 2000; più precisamente è stata introdotta nel 2005 e regolamentata con il Decreto Legislativo n. 82/2005, noto come Codice dell’Amministrazione Digitale, con l’obiettivo di digitalizzare le comunicazioni ufficiali e ridurre non solo l’uso della carta, ma anche tempi e i costi legati alla gestione della corrispondenza tradizionale.
Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) ne sancisce l’uso obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni e molte categorie professionali.
Dal 2013, è diventata obbligatoria per tutte le imprese e, più recentemente, si sta lavorando verso un’integrazione europea delle PEC, che permetterà comunicazioni ufficiali trai tra i diversi Paesi in modo più facile e veloce.
Che tipi di PEC esistono
I fornitori di posta certificata italiani offrono vari tipi di soluzioni, adattabili alle esigenze sia di privati che di aziende. I principali tipi includono:
- PEC Standard: ideale per utenti individuali o piccole imprese. Questo tipo di PEC offre tutte le funzionalità di base, con un indirizzo di posta elettronica certificato da utilizzare per comunicazioni ufficiali.
- PEC con Dominio personalizzato: pensata per le aziende che desiderano avere un indirizzo PEC con il proprio nome dominio (ad esempio il dominio del sito web) aumentando così la riconoscibilità e la coerenza del brand nelle comunicazioni digitali.
Questi diversi tipi di PEC consentono di scegliere la soluzione più adatta in base alle proprie necessità operative e di branding
Quale indirizzo PEC scegliere?
La scelta dell’indirizzo PEC dipende dalle esigenze specifiche di chi la utilizza. Per i privati o le piccole imprese, un indirizzo standard fornito dai gestori, in cui non ci è possibile personalizzare la parte che viene dopo la @ (chiocciola) è più che sufficiente.
Tuttavia, ci azzardiamo a dire che, le aziende di medie e grandi dimensioni dovrebbero preferire una email PEC con dominio personalizzato, per rafforzare la propria immagine e garantire un maggior controllo sulle comunicazioni.
Quando si sceglie un indirizzo PEC, è importante considerare diversi fattori:
- Affidabilità del provider: Scegliere un provider affidabile, che fornisca anche un servizio di assistenza ti permette di scegliere un servizio che rispetti gli standard di sicurezza che questo strumento richiede
- Funzionalità offerte: Alcuni provider offrono funzionalità aggiuntive come la webmail PEC, che consente di gestire le email direttamente dal browser.
- Costo: I prezzi possono variare significativamente tra i diversi fornitori. È consigliabile confrontare le offerte per trovare quella più adatta alle proprie esigenze.
La PEC è affidabile
Non è una domanda, ma un’affermazione.
Uno dei vantaggi principali della PEC è la sua affidabilità. Grazie ai protocolli di sicurezza avanzati, ogni email inviata tramite PEC viene tracciata.
Viene inviata una ricevuta di invio e una notifica di avvenuta consegna.
Inoltre, i contenuti dei messaggi sono protetti in modo tale da garantirne l’integrità e la riservatezza con meccanismi di cifratura.
È per questa sua sicurezza che viene usata per gestire l’invio telematico di documenti legali e fiscali.
Svantaggi della mail certificata
Nonostante i numerosi vantaggi, la PEC presenta degli inconvenienti di cui dobbiamo essere consapevoli, prima di pensare che sia la soluzione a tutta la lentezza burocratica.
- Prima di tutto, è uno strumento vincolato principalmente al territorio italiano, limitando la sua utilità in contesti internazionali. Infatti, anche se si sta lavorando su progetti di interoperabilità europea, questo sistema è utilizzato solo da noi.
- In secondo luogo, aprire una casella di posta certificata non è semplice come aprirne uno normale. Occorre una registrazione nominale e autenticata, sia per i cittadini che per i liberi professionisti che per le aziende.
- Inoltre, le comunicazioni su questo sistema possono avere delle limitazioni tecniche. Non tutte le caselle email supportano l’invio di messaggi PEC, quindi è necessario avere un indirizzo di posta certificato per inviare o ricevere comunicazioni certificate. O meglio, da una PEC è possibile inviare un messaggio di posta ad una casella non certificata, ma non tutti i Provider consento la ricezione di posta non PEC
- Non dimentichiamo lo SPAM. Come qualsiasi altra casella email, anche quella PEC può essere soggetta a spam o phishing se non si adottano adeguate misure di sicurezza.
- Infine, ma non meno importante, è un servizio a pagamento. Quindi è necessario trovare fornitori accreditati, confrontare i piani e poi ricordarsi di gestire la scadenza o il rinnovo del servizio.
Provider di poste certificate italiane: FlameNetworks
Quando si tratta di scegliere un fornitore di PEC, la scelta del provider fa la differenza quando si parla di continuità del servizio.
In Italia esistono diversi fornitori di servizi di posta elettronica certificata, tra cui ci siamo anche noi di FlameNetworks, che, come provider italiano specializzato in soluzioni digitali per le imprese, offriamo anche questo strumento per consentire alle aziende interfacciarsi con un unico vendor per la maggior parte delle questioni digitali.
Il nostro servizio di PEC è sicuro e perfettamente in linea con le normative italiane ed europee.
Come per tutti i nostri servizi, forniamo un supporto tecnico affidabile, che in interviene in caso di incident e aiuta tramite il nostro sistema di ticket a risolvere eventuali inconvenienti tecnici legati al Server PEC.
Abbiamo visto come la PEC, nonostante l’evoluzione delle tecnologie, mantiene un ruolo centrale per garantire la certezza delle comunicazioni e l’affidabilità dei flussi documentali, contribuendo alla digitalizzazione di settori chiave come quello legale e amministrativo in Italia.
La sua sicurezza, affidabilità e valore legale ne fanno uno strumento indispensabile, ma ricordiamoci che è legato alla scelta del giusto Provider.
Ecco perché è ancora necessario parlare di PEC.